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互联网时代的新挑战——如何充分利用OA办公系统实现企业办公流程自动化?

作者:Teamface 时间: 2021-10-11标签:


管理和效率——管理者随时面对的挑战
随着互联网经济和知识经济的迅猛发展,企业间竞争一直围绕着企业内部管理进行,强调企业如何有效的利用自身的资源,提高生产能力、提高工作效率、降低成本。上个世纪末,伴随着信息技术革命,全球进入了知识经济的时代。信息技术的应用加速了知识的传递、加工和更新,提升了企业的有效利用信息的能力,从而提高了企业的工作效率和生产能力。终于,经过近二十年的迅猛发展,世界经济由“生产能力不足”逐渐变成“生产能力过剩”。在这种经济环境下,企业面临着前所未有的竞争压力。



互联网时代的新挑战——如何充分利用OA办公系统实现企业办流程自动化?

随着我国经济建设的稳步发展,进入WTO的实现,政府机关、企事业单位如何提高内部管理水平,降低重复劳动、提升工作效率,提高服务标准、也成为众多单位领导不断思考和探索的问题。
这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段,完善内部组织结构、信息系统和管理运作流程,消除信息孤岛,建立协同工作的信息管理体制。 综上所述,在全新的知识经济时代,管理者需要一种全新的管理理念和管理手段,对单位内部办公管理流程进行整合。于是,互联网办公自动化OA(Office Automation)概念应运而生。


什么是企业办公流程自动化?

无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智慧化、信息化的办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的。在互联网连接千万家的时代,办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今天的中国,“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼,一套优秀的办公自动化(OA)系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。


众所周知,我们绝大多数企业和非赢利单位,都采用层层授权的金字塔式的管理模式,从控制论的角度看,这种模式的好处是容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通,高层了解底层的信息除了通过的直接下属(中层管理者)外,就是自己亲自了解,亲自了解往往很累;通过中层管理人员,则有一个信息反馈的效率和成本问题,无疑,单位的信息化能提高效率节省成本。


基于层层授权、各司其职的思想,近年来应用较广的企业信息管理系统(MIS)、ERP等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购,销售,库存以至财务的情况,企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有余,同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多,人就会变成机器,工作就缺乏乐趣,只有协作交流起来,工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥普通人的智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作!


办公自动化的发展是一个不断进化的过程,随着计算机和互联网技术的发展可以分为以下几个阶段:办公计算机化,单位有了计算机,可以打印档,保存资料,用一些单机版软件等。办公互联网,单位的计算机有了局域网并连上了互联网,实现了资源分享,但内部缺乏秩序和安全。互联网程序化,在办公互联网化的基础上,有了互联网办公软件的办公平台,实现了轻松有序的管理。将来还可能有互联网办公的智慧化,办公变得越来越轻松。

办公自动化软件,具体来说有哪些作用呢?

第一,能极大地提高工作效率,不用拿着各种档、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章。这些都可在互联网上进行。

第二,是节省运营成本:包括时间和纸张。

第三,是规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。

互联网时代的新挑战——如何充分利用OA办公系统实现企业办流程自动化?

第四,是提高企业竞争力、凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。

第五,是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏资料的环境下拍脑袋的事,而是以资料和真相为依据做出的科学的决策。

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第六,是企业在对外进行业务拓展合作的时候,可以更好的收集有利信息

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办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合,应该是对于单位的领导来说,OA是决策支援系统,能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者OA是信息管理系统,而对于普通管理者,OA又是事务/业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。
近年来,随着互联网技术的迅速发展普及,通过利用先进的互联网信息技术,实现办公自动化的解决方法,被称为互联网办公自动化解决方案。随着INTERNET技术,国际互联互联网的发展,目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公,远程办公管理等更广阔的领域。

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