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如何才能降低企业OA办公系统实施成本办法两三则

作者:Teamface 时间: 2019-04-11标签:OA办公系统 OA办公管理软件

  随着信息技术的发展,无论是政企还是事业单位,信息沟通和协作变得越发的重要。管理者希望能够把握好通讯又可以为企业创造价值,节约成本,而企业OA办公系统便是做着这个事。


  部署一套完整的企业OA办公系统需要花费一定的成本,而大家都希望将成本降到最低。以最小的成本获得最大的收益是每个CIO追求的目标,本文主要介绍如何降低企业OA办公系统的实施成本。


OA办公系统软件


  一、技术与管理分工明确


  企业OA办公系统作为企业基础管理软件,具备技术与管理的双重属性,因此也需要技术与管理的默契配合、有效分工。例如,新员工入职流程,管理层面上需要人力、行政进行相关记录、备案、批准,技术层面上需要技术部门对数据的控制。工明确是减少后期维护时间与成本的一个关键问题。


  二、云OA走马上任降低硬件成本


  “云”大行其道的今天,云OA应运而生,在提高系统性能的同时,更解决了硬件成本问题。


  三、团队、工具、方法论,一个都不能少


  在后期的企业OA办公系统实施与维护工作上,通常遵循“团队、工具、方法论,一个都不能少”的原则去进行,组建系统管理和应用管理员团队,并且按照授人以渔的思想,传递知识和技能,帮助客户培养IT团队,而不是越俎代庖,亲自动手完成所有的应用实现工作。


  1)有问题及时解决,保证办公OA服务快速实施效果


  用户有问题时系统管理员要及时解决,解决不了的及时与开发商的实施人员联系。


  2)维护数据做备份,保证日后不再出现同样的问题。


  对OA办公系统进行维护时,应采取数据保护措施,如数据备份等。


  3)培养IT团队,做到自给自足,降低运维成本。


  四、避免走进系统运维误区


  企典Teamface平台创始人杨建先生认为,在OA办公管理软件服务上,很多企业存在一个误区:觉得当地一定要有服务机构,有问题了能够有人随时上门服务。其实OA办公管理软件是可以远程维护的,而且比上门提供OA软件服务更灵活、更及时、成本更低。


  然而,许多公司的外地机构多是办事处或代理商,对企业OA办公系统的熟悉程度远不如厂商的专业人员。为此企典的外地办公机构多为直属机构,渠道相对欠缺。


  五、提高使用者能动性让IT运维降至最低


  对于企业OA办公系统的运行管理,根据企业内部的变动大小可以自行选择是由厂商进行IT外包,还是由内部来做。而对于使用者级的运行管理服务又分为两个层面,一个是桌面内容的部署工作,另一项是内部流程的快速变化工作。


  桌面内容由于涉及到企业内部隐私问题大部分都有企业内部自己建立专门的信息化事业部来做。而第二项,也就是内部流程的快速变化工作。专家认为它是直接影响后期IT运维成本的关键因素。那么最好的解决方法,就是提高最终使用者的能动性,让他们自己进行大部分的流程调整工作,由IT进行监管,便可以让这方面的IT运维降至最低甚至消失。


  随着OA办公管理软件在单位、组织中的使用率越来越高,管理范围越来越广,如何延长其使用周期成为管理者关心的问题,而使用周期的延展同时也关乎的费用的增加,特别是运维费用,了解相关省钱攻略尤为必要。


    企业的运营成本一直都是企业管理的痛点,如果企业在运营办公等方面大大节约了办公成本,那么企业就有更多的资源去用在业务上和外部上,企业就有更强的市场竞争力,在这方面OA办公管理软件无疑是很好的选择,而企典Teamface平台能快速便捷、灵活多样、高效低成本的为您服务。