疫情远程办公系统软件的挑战

今年的"武汉"疫情，让非常多的员工去不了公司，外地的去了还要隔离14天。不在现场有些事情是做不了的，但是同样有些事情可以通过电话、微信，或者软件的方式来沟通事项。大家都不约而同的选择了远程办公。

一、远程办公的挑战

如果没有经验，那么远程办公核心的问题是线上与线下的管理和协同的效率有显著不同，或者我们说远低于平时。挑战来自于多个方面：

（一）如果你没有系统，你第一步要做的就是要选一个。

远程办公或者协同办公是一个比较大的系统分类，就IMS（Instant Message System）来说，我们可以选择钉钉、企业微信、TEAMS、飞书,或者专门的协同办公平台如企典|teamface、致远、蓝凌等等，当然也可以通过VPN或其他方式远程登陆公司内部其他信息系统。1000人以下可以选前者，多了就要选协同平台了，当然行业不同也有不同的选择，这里就不展开讨论了。

teamface系统（SaaS）就特别简单像如钉钉，中小企业可以免费使用，或者只要按期付租金就好，也无需考虑机房、网络，只要能联网就可以。

大的公司需要的系统就要麻烦一些，现在的时间就不允许，现在上马也要数月之后才能用上，这里也不再赘述。

（二）无论大小，系统都要实施。公司不是学校，不是简单的云的的应用，说几句话，发几个文件。协同是一个大命题，无论线上、线下。我们不是注册一个软件就好，还要做系统的实施，简单的说就是组织架构人员要进去，原有的流程要梳理清楚放到系统里。

如果说公司是学生，阿里就是老师，钉钉就是一本书。知识不能复制到组织脑子里，但可以学，只买书没有用，还是一面要老师教，一面要认认真真学，绝不能脑袋一热，也不可能一蹴而就。

远程办公软件不是面子问题，而是基于业务发展的真实评估或者是目前都闭门在家的需要。

（三）与你有没有远程办公软件无关的问题在于，以往的建立起来熟悉的流程被打断了，沟通上就会首先遇到问题。而以往的沟通方式需要全部转到线上，无法和疫情前一样去及时安排和调整工作。

在一起自然方便，"喊一声"就能解决问题，而在家里做不到。之前一个办公室，每个人干什么一清二楚，而现在都在自己家里，在不在工作，恐怕只有自己知道。

（四）原有非线上流程的影响

大部分流程是可以在线上流程中审批完成，可是你的合同审批通过了，盖章是不是要去行政部门登记盖章？费用报销线上审批通过了，财务要求必须发票、凭证要签字，怎么办？牵涉电子认证CA的事情怕是要提到议事日程上来了。疫情的发展可以说推动了整个国家线上组织管理的日程表。

没有准备，线下还是有些工作绕不过去。

二、疫情时期远程办公的建议

（一）定期早晚例会

沟通这时就显得尤为重要，建议把会议这个工具做一下调整，目前实行远程办公的公司开始两个办法：

第一个是早会，第二个是晚会。

1、考勤作为公司的基础制度，现在都在家了，那就用早会来考勤。意味着员工和上班一样，在家里找个干净地方梳妆打扮坐好，等着线上点名。

2、目标与任务分解。语音或者视频会议里说一说今天的目标是什么，分解到每个人的任务是什么。然后大家就自己的事情简单说一说意见，没有问题，那今天的工作就开始了。

3、到了下班的点，晚上每个人需要把自己的工作成果提前发到工作群里，晒晒每个人今天的工作进展，看看大家对早会工作目标的完成的情况，会上每个人就完成的情况做一下说明，领导再做一下总结就ok。

早晚例会说白了是一个以天为单位的闭环管理，也是考验个人执行力的快速工具。

(二) 个人准备

1.和公司正常上班一样。到点起床内务，吃饭，梳理整齐准时开会。

2.最好找个独立的空间，一来安静，二来不会暴露太多个人隐私。

3.其他就和日常上班无异了。

4.习惯就好。

总而言之两句话，一是在公司层面建立临时的远程早晚会制度，二是养成居家办公的良好习惯。