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中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统

作者:Teamface 时间: 2021-09-26标签:

随着企业规模逐渐扩大,需要管理的员工越来越多,整理的资料也越来越多,不少中小企老板开始考虑使用人力资源管理系统,以减少繁复的工作。但目前市面上HR系统五花八门,该用甚么标准比较HR系统?如何评估HR系统功能?这篇文章将教你选择HR系统的五部曲。

 

何谓HR系统

HR系统,全称人力资源管理系统,是为专门解决中小型企业的人力资源管理而研发的一套智能化的HR管理工具。其最大的特点是可以利用网络完成各种人事管理功能,例如,加班、请假、出差、出粮单等,而且所有的信息都会保留在HR系统中,方便员工随时查阅。

中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统

如何选择适合自己的HR系统?

1.认清公司的需求

比较HR系统前需要了解公司的规模、业务,才能筛选出合适的HR系统。每间公司所制定的人事规章制度都有所不同,而HR的工作通常都是按照公司规章进行管理。因此,在选择人力资源管理系统时先要认清自己公司的需求。例如,如果公司属于创意型业务或员工需要经常外出时,HR系统则不用考虑出勤打卡系统;另外,对于像餐饮业有多种类型员工(非全是全职)的企业,则需要考虑HR系统能否具有自定义薪酬计算功能。

2.评估HR系统功能

认清公司需求后,则要评估HR系统的功能是否有弹性和成熟。HR系统就是为了可以提高工作效率而诞生,所以评估HR系统时,要考虑是否有具备强大的自定义功能。随着社会发展以及企业扩大,公司的政策也会作出改变,例如,因应疫情有不少公司采取弹性上班政策,若HR系统不能及时更新,会给员工带来极大的不方便。因此人力资源管理系统的自定义功能愈全面,愈能符合各产业的需求。

建议企业在比较不同HR系统时候,可以留意有否具备这些功能:员工粮单、考勤明细表、薪酬报表、社保报表、税表等等。

中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统

3.人力资源管理系统的更新频率

除了评估HR系统的功能外,人力资源管理系统内的资料需与时并进。人力资源管理的薪金计算会涉及不同因素影响,如每年的公众假期都有变化,而各地的法律法规也会定时更新。因此,在比较不同HR系统供应商时,需要考虑到维护更新的频率。为以防万一,HR最好也要学习相关法律,即使HR系统未能立即同步数据库,亦能靠手动更新人力资源管理系统设定。

4.供应商的服务及稳定性

HR系统的稳定性也是评估范围内。事实上,人力资源管理系统也是一个巨大的「数据库」,里面存放了所有员工的资料。因此在评估一个HR系统时,还需要留意它的安全性和保密性。一般来说,亚马逊的AWS服务是相对安全和稳定的。此外,记得比较HR系统供应商的售后服务。每个人力资管理系统的使用方法有所出入,难以确保自己百分百会使用该系统,这就很需要客服人员的协助。因此在评估HR系统时,切勿忘记将客户服务归纳在考量范围内。

比较HR系统收费计划

在有限的资金下,企业在选购过程中必然会比较HR系统服务。以市面上较为出名的两个人力资源管理系统为例,云端SaaSHR系统。在两个HR系统比较之下,彼此各有千秋。但选用那个HR系统,还需根据业务内容。下图为两个HR系统之间的比较:

中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统

细心比较两个HR系统,系统的收费虽然较高,但套系统的客制化程度比较大。另外需注意,云端系统对网络的稳定性需求很高;相反,即使网络出现问题,系统依然能够运作。

最后,虽然以上比较了两个常用的HR系统,但企业还需试用后才能得出结论。每个HR系统因应企业的规模和实际情况所需,而有所不同。想评估出一个HR系统是否适合公司的长远需求,更需要花时间去认证人力资源管理系统所带出的成效。

 

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