工作流管理系统，主要是通过对企业内部员工的任务，让任务进行自动化流转，减少员工手动化处理工作，同时通过自动化工作流，简化业务流程，节省时间，提高效率，让工作更智能化。
在业务流程管理（BPM）中，自动化的业务流程可以协作管理来改善机构整体的工作流，以实现更高的效率，用以改变业务需要，减少人为错误并明晰工作角色和责任。
企业在管理时，传统的工作流程是否出现以下问题：
1、纸质文件太多？
在审批还是报销的过程中，会有很多纸质版的文件，而这些文件一旦不见就会造成无可挽留的影响。
2、信息经常传达错误？
在传统的工作流程管理中，总是会有信息传达的错误出现，导致整个工作流程都无法很好地进行。
3、找不到问题责任人？
问责制是提高团队管理和流程效率的关键因素。当手动处理工作流程时，由于不能保证信息的有效传达，所以很多人就会钻工作流程的空子，一旦有问题出现，就会推卸责任、寻找替罪羊。
这些都是企业为什么需要工作流程自动化的原因。以Teamface管理系统为例来说明以下企业工作流程自动化的必要。
在企业日常任务中（如拜访客户后，自动更新客户的状态为“已拜访”），到定期需要办理事务（如做报表），Teamface都可将这些流程自动化，减轻工作负担，让工作更轻松。
使用工作流自动化的场景有：
员工生日，自动发送邮件祝福
线索池，自动分配客户给销售
创建任务，自动给员工创建一个新任务
数据更新，自动更新某个模块的数据状态
招聘人才，邀约成功，简历自动到面试管理并创建一个新的面试任务。
当然，通知，提醒，定时执行。自动发送销售日报、周报等。这些自动工作是根据你的企业及及实际使用场景，进行个性化配置的。当数据满足某些条件规则，自动触发操作处理。
实现工作流程管理自动化，不但可以降低成本，还可以更快地满足客户需求，以及其他任何能够带来改变的事情，并且能给你的企业以及团队成员工作带来巨大的效益。
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